Como Purchase Order Software ajuda a evitar fraudes por Bellwether Software

Fiona Fraude tem vindo a trabalhar como secretária para a Escola de Enfermagem da Universidade College Town por quase 15 anos. Ela tem uma reputação de ser amigável e acessível, e é geralmente bom no que faz. Além de suas responsabilidades de secretariado, Fiona também é encarregado de organizar catering e entretenimento para todos os eventos que a Escola de Enfermagem coloca em cada ano, quando o seu mais novo grupo de formandos é matricular. É mais fácil deixar Fiona tem total controle dos eventos de formatura, como dividir a tarefa entre vários funcionários tornaria as coisas mais complicadas para todos os envolvidos. Isso é o que Fiona tem dito a seus superiores, e eles não têm nenhuma razão para não acreditar nela ou para pensar nela como um risco potencial de fraude - ou assim eles pensam

Fiona tem contas de crédito com vários fornecedores e várias lojas do partido. , e também tem cartões de crédito da empresa com várias lojas de departamentos e cadeias de lojas local. Sempre faturas chegam dos vendedores, lojas do partido e lojas de departamento, Fiona dá as receitas relativamente ao departamento de contabilidade e faturamento, que, em seguida, garantir que os montantes em jogo recibos até ao montante que aparece no projeto de lei. Até agora nunca houve uma discrepância entre qualquer uma das contas e os recibos

O problema é que ninguém está a examinar os outros do que aqueles no departamento de contabilidade e faturamento e aqueles que trabalham dentro desse departamento não fazer recibos. sabe o quanto Fiona é suposto ser gasto. Porque os montantes que Fiona passa são sobre o mesmo a cada ano, a empresa não tem nenhum indício que Fiona adquire todo o seu guarda-roupa de verão na centavo da empresa a cada ano e que ela também compra apresenta seu Natal para o próximo inverno, utilizando a cartões de crédito da empresa na primavera. A empresa não percebem o risco que estão tomando, confiando Fiona com os cartões e não tem idéia da fraude em grande escala ela foi perpetrar mais de uma década.

A Escola de Enfermagem pode evitar esse tipo de fraude de ocorrendo através do estabelecimento de um sistema de ordem de compra, onde um supervisor deve ser notificado antes de Fiona vai sobre suas viagens de compras anuais para reunir suprimentos para as celebrações de graduação. Esse sistema pode envolver vários componentes como exigindo que Fiona preencher o recibo do pedido de compra pré-impresso, e, em seguida, fazer uma chamada notificando as lojas que Fiona viaja para que deve haver uma ordem de compra pré-impresso ou que a loja não receberá os fundos para as compras.

Se os supervisores de Fiona estão em na fraude (por exemplo, Fiona pode ser que compram para eles também), as coisas podem tornar-se mais complicado. Tendo mais de uma pessoa assinar fora em qualquer ordem de compra é uma excelente forma de minimizar ainda mais o risco e prevenir a Fiona de ser capaz de perpetrar a fraude. Os mais salvaguardas estão no lugar e quanto mais as pessoas que estão conscientes de cada vez Fiona estará usando os fundos da empresa para pagar as compras a menos provável é que ela vai ser capaz de continuar o seu comportamento sem ser detectado. Software de ordem de compra tem muitas proteções construídas em que impedir alguém como Fiona de perpetrar fraude em cima de sua empresa.

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